الحقول

النموذج يضبط الشكل لا المضمون

هذا التمييز يوفّر سوء فهم: المستند يخرج مرتبًا، أما ما فيه فمسؤوليتك.

الرقم التسلسلي

ترقّم بنفسك وتمنع التكرار بنفسك. النموذج لا يتذكّر ما أصدرته الشهر الماضي.

النِّسب والمبالغ

النسبة تعتمد على ما تبيعه ولمن. تُكتب عن قصد، لا تُختار من قائمة تخمّن نيابةً عنك.

التواريخ

تاريخ الإصدار وموعد الاستحقاق تاريخان مختلفان، ويستحسن الفصل بينهما قبل أن يصل المستند إلى العميل.

بيانات الطرفين

الاسم الكامل والعنوان والرقم النظامي لكلا الطرفين. الاختصار المفهوم عندك قد لا يكفي محاسبة المستلم.